文 號： 中華民國95年6月6日 原民秘字第0950016675號函發布 一、行政院原住民族委員會（以下簡稱本會）檔案之檢調，除法令另有規定外，依本作業要點規定辦理。 二、 本會人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以查檢其借調檔案情形；借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者，應依相關規定列為職務移交事項。 三、調卷原則： （一）借調檔案以與承辦業務有關者為限。 （二）因業務需要，借調非主管案件時，應送會承辦業務單位簽請主任秘書核准。 （三）借調極機密以上等級者，應經本會主任秘書核准；借調機密以下等級者，應經業務承辦單位主管核准。 （四）本會以外之機關借調檔案，應備函載明調用目的及調用期間，由業務承辦單位簽奉主任秘書核准後，依規定辦理調卷外借，並負稽催之責。 四、調卷手續： （一）申請借調檔案時，應填具調案單（如附件），經核准後，送檔案管理單位調取。檔案經電子影像檔案方式儲存者，借調時，非有必要，應避免使用檔案原件。 （二）電子影像檔案之調閱，得採線上方式處理；線上調閱方式，由檔案管理單位設定使用權限，並保留調閱紀錄。 五、還卷手續： （一）借調檔案還卷時，應持調案單第二聯辦理還卷手續。 （二）機密檔案歸還時，調案人應在內、外封套上加蓋密封章或職名章密封，並加註歸還日期。 六、檔案管理人員處理作業： （一）檔案管理人員應依核准之調案單，妥速檢取檔案註記件數、頁數及應歸還日期於調案單後，交予遞送人員送交調案人逐件清點簽收。 （二）檢調之檔案，以調案單所載之範圍為限。但檔案如已裝訂成卷不易拆開時，得整卷檢出，提供調案人使用。 （三）檔案調出後，檔案管理人員應將調卷單依處室、年份、月份作成調案紀錄；調案紀錄於其所載檔案銷毀或移轉後，始得銷毀。 （四）借調或調用之檔案如已調出使用，檔案管理人員應告知調案單位；必要時，並得通知前調案人儘速歸還；調出之檔案如有公務急用時，得隨時催還。 （五）檔案借調逾期未歸還者，檔案管理人員應辦理稽催或請調案人員辦理展期；經洽催三次仍不歸還時，應簽請主任秘書處理。 （六）檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢無誤後，於檔案系統借調作業登錄歸還日期，始將調案單退還調案人；如違反第七點第一款所規定情事時，其調案單不予退還，並應於調案紀錄上載明事由，簽報主任委員議處。 （七）機密檔案借出時，應外加封套密封後加蓋密封章送調閱人簽收，或由調案人或調案單位指定人員親至檔案管理單位簽收。但屬極機密以上等級者，應由調閱人親自為之。 （八）前款使用外封套之規定，於調案人親至檔案管理單位簽收或備有機密檔案傳遞專用箱盒（袋）者，不適用之。（九）歸還之檔案，應速整理完竣，並歸回原位。 七、調案人之責任： （一）借調或調用之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。 （二）借調或調用機密檔案應於七日內歸還，餘於十五日內歸還，屆期需繼續使用，應填具調案單提出展期申請，並經單位主管或主任秘書核准。但因訴訟等需要，經函送行政法院等機關並副知檔案管理單位註記列管者，不在此限。 （三）展期期限依前款規定，並以三次為限。展期次數超過三次，仍需使用檔案者，應先行歸還檔案後，再依規定辦理借調。 八、本會所屬機關依本要點規定辦理檔案檢調作業事宜，得準用本要點。
